档案管理规定

为了加强我局档案管理的标准化、规范化建设，不断提高科学化管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及省国土资源厅、市档案局有关要求，制定本规定。

(一)办公室负责本局及二级机构文书档案、财务档案、人事档案，明确专人负责立卷和管理工作。

(二)立卷归档管理

1、上级部门涉及本局需要贯彻执行的文件，对本局及工作人员的任免、奖惩的文件，检查本局工作所形成的材料；

2、本局各类会议及培训班记录、照片等；

3、本局制发（含与其他机关联合制发）的各种正式文件的签发稿、印制件；

4、规范性文件审查中形成的材料；

5、本局工作人员基本情况登记、职务任免、晋级、调资等材料；

6、其他必须归档的文件材料。

(三)凡重份的，事务性的，只起临时性、参考性作用的，无查考利用价值的非隶属机关抄送的，不需办理的和一般性的文字材料，不需归档。

(四)卷内材料，必须依其形成的规律和特点进行系统排列，通常是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印制件在前，审定稿在后；转发件在前，原件在后；决定在前，依据材料在后；其他文书材料，按时间顺序排列。

(五)卷内文书材料，应按排列顺序，并加盖档案立卷专用章。

(六)卷内目录，由顺序号、文号、责任者、文书题名、文书日期、所在页号和备注等项目组成。

(七)卷内备考表，由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷日期等项目组成。

(八)卷宗封面应一律用毛笔或钢笔（碳素墨水）填写，体式要一致，文字要规范，字迹要工整、清晰。

(九)卷宗装订必须牢固、整齐、美观，便于保管和利用。

(十)文书卷宗必须于次年8月底前整理完毕并存入本局档案室。

(十一)归档的卷宗，应区别不同的保管期限，分类存放，依次编造好档号，固定卷宗位置，依次载入卷宗目录并输入电脑实行软件管理。

(十二)档案管理人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

(十三)外单位查阅档案，应持该单位介绍信，经办公室领导同意后在调阅室查阅，以利于保密和监督；需要复印有关材料的，应经办公室领导批准后方可复印；复印的材料应经档案员核对后，签上复印日期并加盖本办印章。

(十四)本局工作人员借阅档案，应经办公室领导同意，并办理借阅登记手续；借出查阅的档案，在一个月内没有归还的，档案员应主动督促借阅人归还；归还后应立即办理注销登记手续。

(十五)档案保管期届满，应进行登记并报请局领导审定，批准后应当销毁；仍有保存价值的，可适当延长保存期限。